Step 6 · الخطوة 6

Formal vs Informal Email

الرسالة الرسمية مقابل غير الرسمية

Email Writing · Formal and Informal

Learning objective · هدف الدرس

Recognise formal and informal language and change an email from one style to the other.

ميّز بين اللغة الرسمية وغير الرسمية، وحوّل رسالة من أسلوب إلى آخر.

Situation & purpose

الموقف والهدف

Situation: You wrote a quick message to a friend about a school event. Now you must write about the same event to the school principal.

كتبت رسالة سريعة لصديق عن فعالية مدرسية، والآن يجب أن تكتب عن الفعالية نفسها لمدير المدرسة.

Purpose: To choose the right style for the right reader.

أن تختار الأسلوب المناسب للقارئ المناسب.

English explanation

الشرح بالإنجليزية

The same message can be written in two styles. FORMAL: Dear Sir/Madam · I am writing to… · I would like to… · Could you please…? · Kind regards. INFORMAL: Hi… · How are you? · Thanks for… · Can you…? · See you soon. Formal emails use full forms, polite requests and a serious tone. Informal emails use short forms, direct questions and a friendly tone. Think about WHO will read your email before you write.

Arabic explanation

الشرح بالعربية

يمكن كتابة الرسالة نفسها بأسلوبين. الرسمي: تحية رسمية، I am writing to…، طلبات مهذّبة، وخاتمة Kind regards. غير الرسمي: Hi…، How are you?، أسئلة مباشرة، وخاتمة See you soon. الرسمي يستخدم الكلمات كاملة ونبرة جادّة، وغير الرسمي يستخدم الاختصارات ونبرة ودّية. فكّر أولًا: من سيقرأ رسالتي؟

Structure

البنية

FORMAL: Dear Sir/Madam, → INFORMAL: Hi Sara,

التحية

FORMAL: I am writing to… → INFORMAL: Just a quick message about…

سبب الكتابة

FORMAL: Could you please…? → INFORMAL: Can you…?

الطلب

FORMAL: I would appreciate your help. → INFORMAL: Thanks a lot!

الشكر

FORMAL: Kind regards, → INFORMAL: See you soon,

الختام

Model example

نموذج

INFORMAL — Hi Salma, Just a quick message about the book fair on Thursday. Can you help me carry the boxes? Thanks a lot! See you soon, Hind

FORMAL — Subject: Volunteering at the Book Fair

Dear Mrs Al Balushi,

I am writing to offer my help at the school book fair on Thursday. I would be happy to help carry and arrange the books before the fair begins. Could you please let me know what time I should arrive?

Thank you for your time. I look forward to hearing from you.

Kind regards,

Hind Al Maamari

Step-by-step guidance

خطوات الكتابة

1
Ask: who is the reader? A friend → informal. An organisation or an adult you don't know well → formal.
اسأل: من القارئ؟ صديق ← غير رسمي. جهة أو شخص لا تعرفه جيدًا ← رسمي.
2
Change the greeting and the sign-off.
غيّر التحية والتوقيع.
3
Change short forms to full forms (I'm → I am).
حوّل الاختصارات إلى صيغ كاملة.
4
Change direct questions to polite requests (Can you…? → Could you please…?).
حوّل الأسئلة المباشرة إلى طلبات مهذّبة.
5
Remove very casual words (Thanks a lot!, Cool!).
احذف الكلمات العامية جدًا.

Useful vocabulary & sentence starters

مفردات وبدايات جمل مفيدة

formal · رسميinformal · غير رسميtone · النبرة / الأسلوبfull form · الصيغة الكاملة

Dear Sir/Madam,
I am writing to…
Could you please…?
Kind regards,
Hi…
How are you?
Can you…?
See you soon,

Guided practice

تدريب موجّه

1. Formal or informal? 'I would like to…'

2. Formal or informal? 'See you soon,'

3. Formal or informal? 'Could you please…?'

4. Formal or informal? 'Thanks for your message!'

5. Formal or informal? 'Dear Sir/Madam,'

6. Informal → Formal: 'Can you send me the list?'

7. Informal → Formal: 'Hi! I'm writing about the trip.'

8. Formal → Informal: 'I look forward to hearing from you.'

Short answer · إجابة قصيرة

9. Informal → Formal: rewrite 'Thanks a lot!' in formal language.

Short answer · إجابة قصيرة

10. Formal → Informal: rewrite 'Kind regards,' as an informal sign-off.

Independent writing

الكتابة المستقلة

Write TWO short emails (60–80 words each) about the same news — for example, a change in the date of a school trip: one to a friend (informal) and one to a parent's workplace or a travel company (formal).

اكتب رسالتين قصيرتين (٦٠–٨٠ كلمة لكل منهما) عن الخبر نفسه، مثل تغيير موعد رحلة: واحدة لصديق (غير رسمية) وواحدة لشركة سياحة (رسمية).

Words: 0 / 120+

Your writing is not saved — it disappears when you leave this page.كتابتك لا تُحفظ، وتختفي عند مغادرة الصفحة.

Self-check checklist

قائمة التحقق الذاتي

I wrote a clear subject.كتبت عنوانًا (Subject) واضحًا.
I used an appropriate greeting.استخدمت تحية مناسبة.
I clearly explained why I am writing.وضّحت سبب كتابتي بوضوح.
I used polite formal language.استخدمت لغة رسمية مهذّبة.
My informal email sounds friendly and uses a friendly greeting and sign-off.رسالتي غير الرسمية ودّية وتحيتها وتوقيعها مناسبان.
I did not mix formal and informal language in the same email.لم أخلط بين الأسلوب الرسمي وغير الرسمي في الرسالة نفسها.
I checked spelling and punctuation.راجعت الإملاء وعلامات الترقيم.

Practice freely — nothing is saved.تدرّب بحرية، لا يتم حفظ أي إجابة أو نتيجة.

Next: Step 7 · Omani Frankincense →